Практические занятия по управлению
Традиционный метод подготовки к переговорам состоит в том, что руководитель, готовящийся к переговорам, как правило, уточняет те цели, которых он хочет достичь в их результате.
При этом определяются также максимальные уступки, на которые он готов пойти.
Однако такой подход далеко не всегда приводит к успеху, изначально обрекая переговоры, если не на неудачу, то, во всяком случае, на заведомо неоптимальный исход.
Действительно, при таком подходе заведомо принижается роль процесса согласования позиций, возможности отыскания принципиально новых альтернативных вариантов решений, основанных на взаимодействии сторон, участвующих в переговорах и наиболее полно учитывающих их интересы.
При ведении переговоров нельзя забывать о том, что партнеры по переговорам не обязательно ваши антагонисты, что интересы ваши и ваших партнеров не обязательно прямо противоположны.
Не следует заранее исключать возможности существования общих интересов.
Отыскание и реализация эффектов усиливающих как ваши позиции, так и позиции партнеров по переговорам, вот, пожалуй, основная задача переговоров.
Даже у продавца и покупателя интересы не всегда противоположны (у продавца — продать подороже, а у покупателя — купить подешевле). Продавец также, как и покупатель, заинтересован в том, чтобы проданная им продукция в наибольшей степени удовлетворила покупателя. Удовлетворенный покупатель — лучшая реклама для продавца.
Переговоры руководителя проводятся, чаще всего, с деловыми партнерами, не работающими непосредственно на фирме, но совместно с которыми делается бизнес и необходимо договариваться об эффективном взаимодействии.
Однако, нередко, полезными оказываются также переговоры с партнерами, не занятыми непосредственно в сфере бизнеса, но взаимодействие с которыми может оказаться полезным для достижения целей, связанных с общественной деятельностью, имиджем фирмы и руководителя, получением необходимой информации, способствованием эффективной маркетинговой политике фирмы и т.д.
Особого внимания требуют переговоры о делах, которые могут оказать решающее влияние на ваш бизнес.
В процесс переговоров выделяюися следующие этапы:
1. Подготовка к переговорам.
2. Ход переговоров.
3. Анализ и оценка результатов переговоров.
Подготовка к переговорамПереговоры проходят более успешно, если они хорошо подготовлены. Подготовка к переговорам осуществляется руководителем с учетом его индивидуального стиля
.Переговоры, в зависимости от их важности и сложности обсуждаемых на них проблем, требуют различного уровня их предварительной подготовки.
1 уровень
При подготовке к переговорам используется следующая информация:
-Фамилия, имя, отчество партнера, место его работы, должность, статус (имидж).
-Характер отношений с партнером, давность отношений, степень их устойчивости, оценка успешности предыдущих дел.
-Контакты с партнером (в том числе телефонные звонки, факсы и их даты) по проблемам, составляющим предмет переговоров.
-Текущее состояние проблем, составляющих предмет переговоров. -Какие вопросы должны быть решены.
-Чего хотелось бы добиться в результате переговоров (цель переговоров). -Соображения по ведению переговоров и «домашние заготовки».
2 уровень
При подготовке к переговорам на этом более углубленном уровне используется, помимо информации 1 уровня, дополнительно следующая информация:
-Содержание последних переговоров по текущему делу.
-Результаты последних переговоров и договоренности по основным вопросам.
-Выводы по результатам прошедших ранее переговоров.
-Укрупненный график решения основных проблем, составляющих предмет переговоров.
-Основная информация о взаимосвязях проблем, составляющих предмет переговоров, с другими проблемами.
-Основная информация о партнере.
3 уровень
При подготовке к переговорам на 3 уровне, который целесообразно использовать лишь при подготовке к наиболее важным и сложным переговорам, помимо информации 1 уровня, используется дополнительно следующая информация:
-Вся информация о проблемах, составляющим предмет переговоров.
-Содержание всех предыдущих переговоров по проблемам, составляющим предмет переговоров.
-Альтернативные графики решения проблем, составляющих предмет переговоров.
-Вся информация о взаимосвязях проблем, составляющих предмет переговоров, с другими проблемами.
-Вся информация о партнере, включая информацию о совместных делах с партнером в настоящее время и в прошлом.
При подготовке к переговорам необходимо учитывать следующие аспекты:
-интересы руководителя (интересы),
-варианты возможного соглашения (опции),
-оценка альтернатив возможному соглашению (альтернативы),
-убедительные доводы при переговорах (легитимность),
-что мы должны сказать, чтобы быть услышанными (понятыми) партнерами по переговорам (коммуникация),
-установление отношений, облегчающих достижение соглашения (взаимоотношения),
-обязательства для руководителя, которые следуют из заключаемого соглашения (обязательства).
В скобках приводится принятая в литературе терминология, которая используется при описании процесса переговоров и которую мы также будем использовать.
Естественно, что наиболее важные и сложные переговоры требуют достаточно длительной подготовки. При менее важных и сложных переговорах или при внезапно изменившейся ситуации можно ограничиться ускоренной подготовкой.
Ускоренная подготовка к переговорам
При ускоренной подготовке к переговорам основное внимание целесообразно уделить четкому определению интересов руководителя, разработке вариантов возможного соглашения, и альтернативам ему, продумыванию доводов для убеждения партнера, обязательствам, которые могут последовать для руководителя из заключаемого соглашения, а также возможным интересам партнеров по переговорам.
Даже такая подготовка может значительно повысить эффективность ведущихся вами переговоров. Чтобы удобнее было, особенно при ограниченном времени, готовиться к переговорам, целесообразно использовать специальные формуляры, которые мы приведем ниже. Формуляр представляет собой специально расположенные графы, в которые вы можете внести соответствующую информацию о предстоящих переговорах, а, главное, хотя бы в основных чертах, подготовиться к ним.
Использование такого рода формуляров рекомендуется ведущими специалистами в области конфликтологии и методики подготовки и проведения переговоров.